CONNECT with the CityThe People’s Business – January 23, 2024
There will be two committee meetings on Wednesday. In the morning, we’ll have the Audit Committee, which will hear the 2023 Annual Comprehensive Financial report as well as the proposed budget for the City Auditor’s office for the 2025 fiscal year. Then, in the afternoon, we’ll have the Active Transportation and Infrastructure Committee, including an informational item on the state of the City’s roads and the plan to address this pressing need.
From the Office of Council President Sean Elo-Rivera
Audit Committee Meeting – January 24, 2024 – 9 a.m.
Audit Committee Meeting Agenda
Item 1 – Fiscal Year 2023 Annual Comprehensive Financial Report (ACFR)
This item is to present the Fiscal Year 2023 Annual Comprehensive Financial Report (ACFR) and request the ACFR be received by and filed with the City Council.
Item 2 – Central Stores Inventory Agreed Upon Procedures Review – FY 2023
The San Diego Municipal Code requires an Annual Inventory Audit of Central Stores. The City Auditor hired Macias Gini & O’Connell to conduct a Central Stores Inventory Procedures Review for Fiscal Year 2023.
Item 3 – Performance Audit of the Mission Bay and San Diego Regional Parks Improvement Funds, Fiscal Year 2022
The City Charter requires the City Auditor to report annually the extent and nature of the Mission Bay and the San Diego Regional Parks Improvement Funds’ revenues, expenses, and improvements. To comply with the Charter and in accordance with the City Auditor’s Fiscal Year 2023 Annual Audit Work Plan, we have performed an audit of the Mission Bay and the San Diego Regional Parks Improvement Funds’ financial activity in fiscal year 2022.
Item 4 – Office of the City Auditor’s FY 2025 Proposed Budget
According to the City Charter, the Audit Committee recommends to the City Council the annual budget for the Office of the City Auditor and the annual compensation of the City Auditor. They’re also responsible for checking City programs to save money, make things work better, make sure everything is fair, and help catch and stop fraud, waste, and abuse.
The City administration wants to cut the budget for all City departments, including the Office of the City Auditor, by two percent. For the City Auditor's office, that means around $102,094 less to work with. If the City Auditor's office takes that much from their budget, it would erode recent efforts to make staff salaries competitive and would likely have a significant effect on OCA staff morale, recruiting, and retention. Given the City's money needs and the challenges the Office of the City Auditor faces, they have a suggestion for the budget in 2025.
Item 5 – City Auditor’s Annual Activities and Accomplishments Report for Calendar Year 2023
The City Auditor’s Annual Activities and Accomplishments Report provides a summary of the Office of the City Auditor’s accomplishments for calendar year 2023, and highlights some of the significant reports issued.
Information Agenda
Item 6 – City Auditor’s Quarterly Fraud Hotline Report – Fiscal Year 2024 Quarter 2
The City Auditor reports the status of Fraud Hotline cases to the Audit Committee on a quarterly basis as required under the Municipal Code.
Item 7 – City Auditor’s Monthly Activity Report - November and December 2023
This report shares what the Office of the City Auditor has been up to in November and December 2023. It talks about any audit reports released during these months, the progress of ongoing audit projects, and a list of upcoming audits that haven't started yet.
Each audit project has a "Target Completion Date," which is an estimate of when the audit report will be ready. Still, unexpected things can happen, like delays in getting the information needed for the review or finding complex issues that need more time to understand.
This report will also include a presentation by the City Auditor to give an even more recent update on the status of ongoing audit projects.
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Active Transportation and Infrastructure Committee Meeting – January 23, 2024 – 2 p.m.
Active Transportation and Infrastructure Committee Meeting Agenda
Consent Agenda
Item 1 – Award First Amendment to the Agreement with Gannett Fleming, Inc., extending the contract duration and for additional professional design and construction support services, contract# H187019 of Otay 2nd Pipeline Phase 3 Project
This request is to authorize the First Amendment to the Agreement with Gannett Fleming, Inc. to extend the agreement and for additional design and construction support services supporting the Otay 2nd Water Transmission Pipeline Phase 3 Replacement project.
This amendment extends the contract by 3.5 years and will provide additional funding capped at $383,456.00, and the total pay for all the services in the Agreement is capped at $2,043,344.00
Item 2 – Authorization of a No-Cost Extension of Contractual Obligations beyond Five Years in the North University City Fire Station 50 Design-Build Contract K-18-1459-DB2-3 with RABC-ECC
This action requests City Council approval of a two-year extension of the North University City Fire Station 50 Design-Build Contract K-18-1459-DB2-3 for the contractor, RABC-ECC A Joint Venture, to complete the Long-Term Restoration Maintenance and Monitoring Agreement.
Item 3 – Award a sole-source consultant agreement (H2426358) with PSOMAS for the purpose of providing design and construction consulting services for Tecolote Canyon Trunk Sewer Improvement and Golf Course Water Connection
This action is about giving permission to the Mayor or their representative to approve an agreement with PSOMAS, a consulting company, without seeking other bids. PSOMAS will help with engineering during the Tecolote Canyon Trunk Sewer Improvement and Golf Course Water Connection project, building upon the work they did before. This project is combined with another one, the Tecolote Canyon Golf Course Water Connection, to reduce the impact on the Golf Course.
This Council action is necessary because the total amount the city is paying PSOMAS for various projects will go over $5 million in the 2024 fiscal year.
Information Agenda
Item 4 – Transportation Department Pavement Management Plan
The City of San Diego maintains the second largest network of streets and alleys in California with over 6,600 lane miles of street. For over the past decade, San Diego’s street maintenance and rehabilitation funding has been insufficient to maintain a Pavement Condition Index (PCI) score of 70 or greater.
Deferred maintenance has degraded the City’s average street network condition from “Satisfactory” (average PCI score of 71 in 2016) to “Fair” (average PCI score of 63 in 2023) condition. Municipalities typically state a target goal of an average PCI score of 70 or greater.
The Transportation Department’s analyses determined that to achieve and maintain an average street network PCI of 70 or higher, a total investment of $1.9 billion over 10 years is needed. Dedicated year-over-year annual investments are required to improve and preserve San Diego’s street assets and reduce long-term maintenance and rehabilitation costs. The hiring of additional City personnel is also needed to accomplish the approximately 760 annual average lane miles target associated with this implementation scenario.
The Department developed a Pavement Management Plan to summarize the current citywide street network condition and to identify strategic investment needs that will ensure the network is efficiently maintained and improved. The PMP outlines the Department’s functions and processes related to pavement management, historic and recent pavement condition assessment information, funding history, funding needs, scenarios for achieving a goal of an average network PCI 70, and implementation considerations including a 5-Year Plan identifying streets targeted for improvement.
The 5-Year Plan is intended to inform the public and stakeholders on the specific streets and associated repair activities that will be conducted citywide if funding is identified. The 5-Year Plan is available on the City’s website at https://streets.sandiego.gov. The PMP can be found here: https://www.sandiego.gov/transportation/programs/pavement-management-plan
Item 5 – City of San Diego Fiscal Years 2025-2029 Five-Year Capital Infrastructure Planning Outlook
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To participate in the meeting, click on the agenda and follow the instructions.
You can watch the meeting on cable TV channel 24 or AT&T channel 99, or stream it online.
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El negocio de la gente – 23 de enero de 2024
Habrá dos reuniones de comité el miércoles. Por la mañana, tendremos al Comité de Auditoría, que escuchará el Informe Financiero Integral Anual 2023, así como el presupuesto propuesto para la oficina del Auditor de la Ciudad para el año fiscal 2025. Luego, por la tarde, tendremos el Comité de Transporte Activo e Infraestructura, que incluye un elemento informativo sobre el estado de las carreteras de la Ciudad y el plan para abordar esta necesidad apremiante.
De la Oficina del presidente del Concejo, Sean Elo-Rivera
Reunión del Comité de Auditoría – 24 de enero de 2024 – 9 a.m.
Orden del día de la reunión del Comité de Auditoría
Tema 1 – Informe Financiero Integral Anual (ACFR, por sus siglas en inglés) del Año Fiscal 2023
Este elemento es para presentar el Informe Financiero Integral Anual (ACFR, por sus siglas en inglés) del Año Fiscal 2023 y solicitar que el ACFR sea recibido y presentado ante el Concejo Municipal.
Tema 2 – Revisión de los procedimientos acordados del inventario de almacenes centrales – Año fiscal 2023
El Código Municipal de San Diego requiere una Auditoría Anual de Inventario de Almacenes Centrales. El Auditor de la Ciudad contrató a Macías Gini & O'Connell para realizar una Revisión de los Procedimientos de Inventario de las Tiendas Centrales para el Año Fiscal 2023.
Tema 3 – Auditoría de Desempeño de los Fondos de Mejora de los Parques Regionales de Mission Bay y San Diego, Año Fiscal 2022
La Carta Constitucional de la Ciudad requiere que el Auditor de la Ciudad informe anualmente el alcance y la naturaleza de los ingresos, gastos y mejoras de los Fondos de Mejoramiento de Mission Bay y los Parques Regionales de San Diego. Para cumplir con la Carta Constitutiva y de acuerdo con el Plan de Trabajo de Auditoría Anual del Año Fiscal 2023 del Auditor de la Ciudad, se ha realizado una auditoría de la actividad financiera de los Fondos de Mejora de Parques Regionales de Mission Bay y San Diego en el año fiscal 2022.
Tema 4 – Presupuesto propuesto para el año fiscal 2025 de la Oficina del Auditor de la Ciudad
De acuerdo con la Carta Constitucional de la Ciudad, el Comité de Auditoría recomienda al Concejo Municipal el presupuesto anual para la Oficina del Auditor de la Ciudad y la compensación anual del Auditor de la Ciudad. También son responsables de verificar los programas de la Ciudad para ahorrar dinero, hacer que las cosas funcionen mejor, asegurarse de que todo sea justo y ayudar a detectar y detener el fraude, el despilfarro y el abuso.
La administración de la Ciudad quiere recortar el presupuesto de todos los departamentos, incluyendo la Oficina del Auditor de la Ciudad, en un dos por ciento. Para la oficina del Auditor de la Ciudad, eso significa alrededor de $102,094 menos para trabajar. Si la oficina del Auditor de la Ciudad toma tanto de su presupuesto, erosionaría los esfuerzos recientes para hacer que los salarios del personal sean competitivos y probablemente tendría un efecto significativo en la moral, el reclutamiento y la retención del personal de la oficina. Dadas las necesidades de dinero de la Ciudad y los desafíos que enfrenta la Oficina del Auditor de la Ciudad presentan sugerencias para el presupuesto de 2025.
Tema 5 – Informe Anual de Actividades y Logros del Auditor de la Ciudad para el Año Calendario 2023
El Informe Anual de Actividades y Logros del Auditor de la Ciudad proporciona un resumen de los logros de la Oficina del Auditor de la Ciudad para el año calendario 2023 y destaca algunos de los informes significativos emitidos.
Agenda Informativa
Tema 6 - Informe trimestral de la línea directa de fraude del auditor de la ciudad - Año fiscal 2024 Trimestre 2
El Auditor de la Ciudad informa trimestralmente el estado de los casos de la Línea Directa de Fraude al Comité de Auditoría, según lo exige el Código Municipal.
Tema 7 – Informe Mensual de Actividades del Auditor Municipal - noviembre y diciembre 2023
Este informe comparte lo que la Oficina del Auditor de la Ciudad ha estado haciendo en noviembre y diciembre de 2023. Habla sobre los informes de auditoría publicados durante estos meses, el progreso de los proyectos de auditoría en curso y una lista de las próximas auditorías que aún no han comenzado.
Cada proyecto de auditoría tiene una "fecha de finalización", que es una estimación de cuándo estará listo el informe de auditoría. Aun así, pueden ocurrir cosas inesperadas, como retrasos en la obtención de la información necesaria para la revisión o la búsqueda de problemas complejos que necesitan más tiempo para entenderse.
Este informe también incluirá una presentación del Auditor de la Ciudad para dar una actualización aún más reciente sobre el estado de los proyectos de auditoría en curso.
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Reunión del Comité de Transporte Activo e Infraestructura – 24 de enero de 2024 – 2 p.m.
Orden del día de la reunión del Comité de Transporte Activo e Infraestructura
Orden del día convenido
Tema 1 – Adjudicar la Primera Enmienda al Acuerdo con Gannett Fleming, Inc., extendiendo la duración del contrato y para servicios profesionales adicionales de diseño y apoyo a la construcción, contrato # H187019 del Proyecto de la Fase 3 del 2º Oleoducto de Otay
Esta solicitud es para autorizar la Primera Enmienda al Acuerdo con Gannett Fleming, Inc. para extender el acuerdo y para servicios adicionales de apoyo al diseño y la construcción que respaldan el proyecto de reemplazo de la Fase 3 de la Tubería de Transmisión de Agua de Otay.
Esta enmienda extiende el contrato por 3.5 años y proporcionará fondos adicionales que no exceda $383,456.00, y el pago total por todos los servicios en el Acuerdo que no exceda $2,043,344.00
Tema 2 – Autorización de una Extensión sin Costo de las Obligaciones Contractuales más allá de Cinco Años en el Contrato de Diseño y Construcción de la Estación de Bomberos 50 de North University City K-18-1459-DB2-3 con RABC-ECC
Esta acción solicita al Concejo Municipal la aprobación de una extensión de dos años del Contrato de Diseño y Construcción K-18-1459-DB2-3 de la Estación de Bomberos 50 de North University City para que el contratista, RABC-ECC A Joint Venture, complete el Acuerdo de Mantenimiento y Monitoreo de Restauración a Largo Plazo.
Tema 3 – Adjudicar un contrato de consultoría de fuente única (H2426358) con PSOMAS con el fin de proporcionar servicios de consultoría de diseño y construcción para el mejoramiento del alcantarillado troncal del Cañón del Tecolote y la conexión de agua del campo de golf
Esta acción consiste en dar permiso al alcalde o a su representante para que apruebe un convenio con PSOMAS, una empresa consultora, sin buscar otras ofertas. PSOMAS ayudará con la ingeniería durante el proyecto de Mejoramiento del Alcantarillado Troncal del Cañón del Tecolote y Conexión de Agua del Campo de Golf, basándose en el trabajo que hicieron antes. Este proyecto se combina con otro, la Conexión de Agua del Campo de Golf del Cañón del Tecolote, para reducir el impacto en el Campo de Golf.
Esta acción del Concejo es necesaria porque la cantidad total que la ciudad está pagando a PSOMAS por varios proyectos superará los $5 millones en el año fiscal 2024.
Agenda Informativa
Tema 4 – Plan de Manejo de Pavimentos del Departamento de Transporte
La ciudad de San Diego mantiene la segunda red más grande de calles y callejones en California con más de 6,600 millas de carriles de calles. Durante la última década, los fondos para el mantenimiento y la rehabilitación de las calles de San Diego han sido insuficientes para mantener una puntuación del Índice de Condición del Pavimento (PCI, por sus siglas en inglés) de 70 o más.
El mantenimiento diferido ha degradado la condición promedio de la red de calles de la Ciudad de "Satisfactoria" (puntaje promedio de PCI de 71 en 2016) a "Regular" (puntaje promedio de PCI de 63 en 2023). Por lo general, los municipios establecen un objetivo de una puntuación PCI promedio de 70 o más.
Los análisis del Departamento de Transporte determinaron que para lograr y mantener un PCI promedio de la red de calles de 70 o más, se necesita una inversión total de $1.9 mil millones durante 10 años. Se requieren inversiones anuales dedicadas año tras año para mejorar y preservar los activos de las calles de San Diego y reducir los costos de mantenimiento y rehabilitación a largo plazo. También se necesita la contratación de personal adicional de la Ciudad para lograr el objetivo de aproximadamente 760 millas de carril promedio anual asociado con este escenario de implementación.
El Departamento desarrolló un Plan de Manejo de Pavimentos para resumir la condición actual de la red de calles en toda la ciudad e identificar las necesidades estratégicas de inversión que asegurarán que la red se mantenga y mejore de manera eficiente. El plan describe las funciones y los procesos del Departamento relacionados con la gestión del pavimento, la información histórica y reciente sobre la evaluación del estado del pavimento, el historial de financiación, las necesidades de financiación, los escenarios para lograr un objetivo de un PCI 70 promedio de la red y las consideraciones de implementación, incluido un Plan de 5 años que identifica las calles que se pretenden mejorar.
El Plan de 5 años tiene la intención de informar al público y a las partes interesadas sobre las calles específicas y las actividades de reparación asociadas que se llevarán a cabo en toda la ciudad si se identifican fondos. El Plan de 5 años está disponible en el sitio web de la Ciudad en https://streets.sandiego.gov. El PMP se puede encontrar aquí: https://www.sandiego.gov/transportation/programs/pavement-management-plan
Tema 5 – Perspectivas de planificación de infraestructura de capital de cinco años para los años fiscales 2025-2029 de la ciudad de San Diego
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Para participar en la reunión, haga clic en el Orden del Día y siga las instrucciones.
Puede ver la reunión en el canal 24 de televisión por cable o en el canal 99 de AT&T, o ver la transmisión en línea (enlace externo).
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